Resmî Gazete takibi: her gün ne yayımlanır, takip nasıl otomatikleşir?

Günlük sayının yapısı

Her sayı aynı düzende gelir:

• Yasama: kanunlar.
• Yürütme ve İdare: Cumhurbaşkanı kararları, kararnameler, yönetmelikler, tebliğler ve kurul kararları.
• Yargı: Anayasa Mahkemesi ve yüksek yargı kararları.
• İlan: ihale, tebligat ve çeşitli ilanlar.

Takip edenlerin çoğu için önemli olan ilk üç bölümdür; ilan bölümü hacimlidir ama mevzuatı değiştirmez.

Aynı gün birden fazla sayı çıkabilir: mükerrer sayılar genellikle gün içinde, bazen gece yayımlanır ve en kritik düzenlemeler orada görülebilir. Sabah bakılan bir sayı, akşam çıkan mükerreri kapsamaz; takip düzeninin bunu hesaba katması gerekir.

Bir değişiklik metnini okumak

Değişiklik düzenlemeleri aynı kalıpla yazılır: "... Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir", "... maddesine aşağıdaki fıkra eklenmiştir", "... maddesi yürürlükten kaldırılmıştır". Metin ana düzenlemeyi hiç tekrar etmez; yalnız değişen parçayı verir. Bu yüzden bir değişikliği anlamak için üç şeye bakılır: hangi madde, hangi işlem (değiştirme, ekleme, kaldırma) ve yürürlük maddesi.

Yürürlük maddesi çoğu zaman sonda, tek satırdır ve en çok atlanan bilgidir.

"Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer" ile "1/1/2027 tarihinde yürürlüğe girer" arasında aylar vardır.

Bir yükümlülüğün ne zaman başladığını belirleyen şey başlık değil bu satırdır; geçiş hükümleri de buraya yakın durur.

Elle takip neden sürdürülemez?

İlk sorun hacimdir: bir sayıda onlarca başlık olur ve çoğu sizi ilgilendirmez. İkinci sorun başlıkların anlattığından azını söylemesidir: "... Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" başlığı hangi maddenin değiştiğini söylemez; onu anlamak için metni açıp ana yönetmelikle karşılaştırmak gerekir.

Üçüncü sorun sürekliliktir. Takip bir kişinin sabah rutinine bağlıysa o kişinin izinli olduğu hafta takip de izinlidir. Değişiklik o hafta çıkarsa kimse görmez ve bu durum, yükümlülük kaçırıldıktan sonra anlaşılır.

Asıl soru: bu yayım bizim hangi mevzuatımızı değiştiriyor?

Takibin değerli kısmı yayımı görmek değil, onu kurumun kendi mevzuat listesine bağlamaktır. Bir değişiklik yönetmeliği, numarasıyla ve adıyla ana yönetmeliğe işaret eder; eşleme bu referans üzerinden kurulur. Eşleme doğru kurulduğunda soru tersine döner: sayıyı taramak yerine, izlediğiniz her mevzuat için "bugün sana dokunan bir yayım var mı" diye sorarsınız.

Bu yüzden iyi bir takip düzeni önce listeden başlar: kurumu bağlayan mevzuatın numaralı bir listesi olmadan otomatik izleme kurulamaz. Listeyi kurmanın yolu mevzuata uyum yazısında anlatılır.

Anahtar kelime izleme

Bazı değişiklikler izlediğiniz mevzuatın dışından gelir: yeni bir yönetmelik, bir tebliğ, bir kurul kararı. Bunları yakalamanın yolu kelime izlemedir: "kişisel veri", "iş sağlığı", "elektronik tebligat" gibi kurumunuzu ilgilendiren terimler her sayıda aranır ve eşleşme bildirilir.

Kelime seçimi işin kendisidir. Çok genel bir kelime her gün bildirim üretir ve bir süre sonra okunmaz olur; çok özel bir kelime gerçek değişikliği kaçırır. İyi uygulama, her kelimeyi bir sorumluya bağlamak ve ilk haftalarda eşleşmeleri gözden geçirip listeyi budamaktır.

Bildirimin zamanı: anlık mı, günlük özet mi?

Her eşleşmeyi anında bildirmek cazip görünür ama gürültü üretir: aynı yayım birden fazla mevzuata dokunduğunda ya da sabah birkaç değişiklik üst üste geldiğinde kullanıcı art arda bildirim alır ve bir süre sonra hepsini kapatır.

Daha dayanıklı düzen günlük özettir: gün içinde biriken değişiklikler tek bir bildirimde, belge bazında birleştirilerek gönderilir.

Kim haberdar olmalı?

Bir değişikliğin doğru kişiye gitmesi, kurumun kendi düzenine bağlıdır. Uygulanabilir kural şudur: değişiklikten üç küme haberdar olur,

• o mevzuatı izlemeye alan kişi,
• o mevzuatı favorilerine ekleyen kişi,
• o mevzuata bağlı açık bir görevin sahibi.

Üç kümenin birleşimi alıcı listesini verir; yöneticiye her şeyi göndermek yerine, işi yapan kişiye gitmesi hedeflenir.

Bu düzenin yan faydası izlenebilirliktir: kimin ne zaman haberdar edildiği kayıtta durur. Bir denetimde "değişiklikten haberiniz var mıydı" sorusunun cevabı, bir kişinin hafızası değil, o kayıttır.

Takipten göreve

Haberdar olmak işin yarısıdır. Değişiklik bir yükümlülük doğuruyorsa bir sorumlu, bir termin ve bir kanıt gerekir: politika güncellendi mi, sözleşme revize edildi mi, eğitim verildi mi? Takip düzeni bu adımı üretmiyorsa değişiklik "görüldü" olarak kalır ve denetimde "ne yaptınız" sorusuna cevap olmaz.

Geçmişe bakmak: hangi gün ne çıktı?

Takip yalnız ileriye bakmaz. Bir denetimde "bu yükümlülük ne zaman doğdu" sorusu, değişikliğin hangi sayıda yayımlandığını bulmayı gerektirir. Norma'nın arşivi 2019'dan bu yana yayımlanan Resmî Gazete belgelerini mevzuatla eşlenmiş olarak tutar; son yedi günün içindekileri ise herkese açık Resmî Gazete vitrininde gün gün görülebilir.

Kendi düzeninizi kurarken

1. Kurumu bağlayan mevzuatın numaralı listesini çıkarın.
2. Listede olmayan riskler için beş ile on arasında kelime belirleyin ve her birine sorumlu atayın.
3. Bildirimi günlük özet olarak alın; anlık bildirimi görevlere saklayın.
4. Mükerrer sayıların da tarandığından emin olun.
5. Her değişikliği bir göreve ve bir kanıta bağlayın.
6. İlk ayın sonunda kelime listesini ve alıcıları gözden geçirin; takip düzeni ilk hâliyle kalmaz, budanarak iyileşir.