Norma › Uyum Süreçleri

Uyum süreçleri ve görev yönetimi

Mevzuat değişti — peki kim ne yapacak? Norma değişikliği takip edilebilir bir göreve çeviriyor ve yapılanları kayıt altında tutuyor.

Kendi iç süreçleriniz ve prosedürleriniz değişti, ya da çalıştığınız ülke veya firma tarafından uyulması zorunlu yeni kural setleri yayımlandı — Norma tam burada da devreye girer: bu dokümanları sisteme dâhil etmenize ve bunların üzerinden uyum süreçleri kurmanıza izin verir.

Uyumun zor tarafı değişikliği öğrenmek değil, sonrasını yönetmek: kim ne yapacak, ne zamana kadar, yaptı mı? Bu kısım çoğu kurumda e-posta zincirlerinde ve hafızada yaşıyor. Denetim geldiğinde “bunu yapmıştık” demek yetmiyor, belgelemek gerekiyor.

Norma her görevi doğduğu mevzuat maddesine bağlıyor. Yıllar sonra bile bir görevin hangi hükümden çıktığı, kimin ne yaptığı ve ne zaman tamamlandığı kayıtlı kalıyor.

Mevzuata bağlı görev

Hangi hükümden doğdu: Görev bir kanun maddesine bağlanır. Denetimde “bu görevi neden açtınız” sorusunun cevabı kayıtlıdır.
Sorumlu ve termin: Kim yapacak, ne zamana kadar.
Beş durum: Yeni · Devam Ediyor · Askıda · İptal · Tamamlandı.
Süresi geçenler: Panoda ayrıca uyarı olarak görünür.

Çalışma biçimi

Sıralı: Kişiler sırayla çalışır; öncekiler tamamlamadan sonraki başlayamaz. Onay zincirleri için.
Rastgele: Herkes istediği zaman çalışır. Anket ve bilgi toplama için.
Sıradaki kişi: Sıralı görevlerde kimin sırada olduğu görünür.

Dış katılımcı — hesap açmadan

E-posta ile bağlantı: Şirket dışından kişilere form bağlantısı gönderilir; tarayıcıda kayıt ya da giriş olmadan doldururlar.
Tedarikçi ve danışman: Uyum çalışmasına dâhil etmeniz gereken ama sisteme kullanıcı olarak eklemek istemediğiniz kişiler için.
Bağlantı yönetimi: Yeniden gönderme, bağlantıyı iptal etme, katılımcıyı silme.
Sınırlı erişim: Dış katılımcı yalnız kendi formunu görür; firma belgelerine erişemez.

Soru dosyası — kendi formunuz

Form oluşturma: Kendi kontrol listenizi ya da anketinizi hazırlayıp göreve bağlarsınız.
Kim doldurdu, kim bekliyor: Raporda atanan, dolduran, geçen ve kalan sayıları ayrı ayrı.
Puanlama: Formun sonucu ortalama olarak da izlenebilir.

Soru dosyası — puanlı ve dallanan

Puan eşiği: Formu puanlı kurarsınız ve bir başarı eşiği tanımlarsınız. Sonuç otomatik olarak başarılı ya da başarısız diye raporlanır — süreçlerinizi bu ölçüyle izlersiniz.
Dallanan sorular: Bir soruya verilen cevaba göre sonraki soru değişebilir. Herkese aynı uzun formu doldurtmazsınız.
İç kullanıcı tek atış: Firma içinden biri formu doldurup gönderdiğinde kilitlenir.
Dış katılımcı yarıda bırakabilir: Dışarıdan katılan kişi formu taslak olarak bırakıp bağlantıdan tekrar girdiğinde kaldığı yerden devam eder.

Görev değişikliği yakalanır

Görevdeki mevzuat değişirse: Bir görevi bir kanun maddesine bağladınız ve çalışma sürüyor. O madde görev tamamlanmadan değişirse hemen haberdar olursunuz — yaptığınız planın dayanağı kaymış olur.
Belge göreve mühürlenir: Görev açıldığında belge ve madde göreve bağlanır; sonradan hangi metne göre çalışıldığı kayıtlı kalır.
Takip ve görev birlikte: Takip ettiğiniz belgeler ile görevleriniz aynı klasörde durur.

Aktivite kaydı

PDF eki: Aktiviteye belge ekleyebilirsiniz — yapılan işin kanıtı görevin içinde durur.
Tamamlama zinciri: Her görevli kendi işini tamamladığını işaretler; hepsi tamamlayınca görev kendiliğinden kapanır.
Dış katılımcının aktivitesi kalır: Katılımcıyı silseniz bile girdiği aktivite kaydı korunur; kaydın kime ait olduğu “silinmiş dış katılımcı” olarak görünür.
Sıra elle değiştirilebilir: Sıralı çalışmada kimin önce çalışacağını sürükleyerek değiştirirsiniz.

Klasör ve paylaşım

Hiyerarşik yetki: Klasörü paylaşırken üç seviye var ve içeriyorlar: silebilen güncelleyebilir, güncelleyebilen görebilir.
Özel belgeler de takip edilir: Yalnız mevzuat değil, kendi yüklediğiniz belgeler de klasöre alınıp takip edilebilir. Bir belge birden çok klasörde durabilir.
Silinen klasör adı geri kullanılabilir: Klasör silindiğinde adı serbest kalır; aynı adı yeniden kullanabilirsiniz.

Raporlar

Klasör raporu: Hangi klasörde ne kadar iş var.
Belge raporu: Belge bazında açılan görevler.
Görev raporu: Durum, sorumlu ve termin kırılımı.
Özel belge raporu: Soru dosyalarının doldurulma durumu.

Takip ve bildirim

Takip edilen mevzuat: İzlediğiniz belge değişirse haber gelir.
Departman yapısı: Kullanıcıları departmana atayın, görünürlüğü ona göre ayarlayın.
Firma özeti panosu: Görev durumu, süresi geçenler, takip edilen mevzuat sayısı ve AI kullanımı tek ekranda.

Ürün ekranları

Gerçek veriyle çalışan bir demo hesabından alınmıştır.

Firma özeti: açık görevler, süresi geçenler, takip edilen mevzuat ve AI kullanımı tek ekranda.

Görev listesi: durum, sorumlu, termin ve bağlı belge sayısı bir arada.

Hangi belgenin sürece alınacağını seçersiniz — mevzuat ya da kendi belgeniz.

Görev oluşturma: mevzuat maddesine bağlı görev, çalışma şekli, sorumlu ve termin.

Soru dosyası: kendi formunuzu kurar, puan eşiğiyle başarılı/başarısız ölçütünü tanımlarsınız.

Dış katılımcı: şirket dışından kişilere hesapsız form bağlantısı; koltuk tüketmez.

Aktivite girişi: yapılan iş kaydedilir, belge eklenebilir.

Klasör paylaşımı: kimin neyi görebileceği ve düzenleyebileceği.

Raporlar: kim doldurdu, kim bekliyor, hangi form — atanan, dolduran, geçen ve kalan ayrı ayrı.

Kimler kullanıyor?

Uyum ve regülasyon uzmanları: Mevzuat değişikliğini göreve çevirir, sorumluyu ve terminini atar, denetimde kayıt gösterirsiniz.
Kalite ve yönetim sistemi sorumluları: ISO ve benzeri sistemlerin gerektirdiği periyodik kontrolleri soru dosyası olarak tanımlar, kimin doldurduğunu raporlardan izlersiniz.
İç denetim ve risk birimleri: Hangi hükümden hangi görevin doğduğu kayıtlı olduğu için denetim izi kendiliğinden oluşur.
Şirket ve KOBİ yöneticileri: Firma özeti panosunda açık görev, süresi geçen iş ve takip edilen mevzuat sayısını tek bakışta görürsünüz.

Sık sorulan sorular

Şirket dışından birini sürece nasıl dâhil ederim?

Dış katılımcı olarak e-posta adresini eklersiniz; kendisine form bağlantısı gider ve hesap açmadan doldurur. Firma belgelerinize erişemez.

Bir görevin hangi mevzuattan doğduğunu görebilir miyim?

Evet. Görev oluştururken bir mevzuat maddesine bağlanır ve bu bağ kalıcıdır.

Tamamlanan görevlerin kaydı kalıyor mu?

Evet. Aktiviteler, kim ne zaman ne yaptı bilgisiyle birlikte saklanır.

Kendi kontrol formumu kullanabilir miyim?

Evet. Soru dosyası oluşturup göreve bağlayabilir, kimin doldurduğunu raporlardan izleyebilirsiniz.

Formu puanlayabilir miyim?

Evet. Puan eşiği tanımlarsınız ve sonuç başarılı/başarısız olarak raporlanır — süreçlerinizi bu ölçüyle izlersiniz.

Görevdeki mevzuat değişirse haberim olur mu?

Evet. Görev bir maddeye bağlıdır; o madde görev tamamlanmadan değişirse bildirim gelir.

Dış katılımcı lisans tüketir mi?

Hayır. Dış katılımcının hesabı, oturumu ve koltuğu yoktur; yalnız kendi formunu doldurur.

Görevleri departmana göre ayırabilir miyim?

Evet. Kullanıcıları departmana atar, görünürlüğü ona göre ayarlarsınız.

Süresi geçen görevleri nasıl görürüm?

Firma özeti panosunda ayrı bir uyarı olarak çıkar; görev raporunda da filtrelenebilir.

Diğer modüller

Mevzuat İçtihat Belge Takip Hukuk Bürosu

Norma'yı denemek ister misiniz?

Kurulum yok, sunucu yok. Hesap açtığınız gün kullanmaya başlarsınız.

Ücretsiz deneyin